Comment lancer une démarche de participation citoyenne ?

Consulter la population, co-construire un projet ou une politique publique avec les citoyens est un travail nouveau pour les administrations... Et bien moins complexe qu'on imagine !

Réalisée avec une solide méthode, des outils adaptés et la bonne intention, la participation citoyenne peut prendre forme en quelques semaines. Elle permet d’améliorer la décision publique et de renforcer la confiance entre les habitants et leurs élus.

Alors comment mettre en place la participation citoyenne sur son territoire ? Comment organiser des enquêtes, favoriser le débat et créer un lien régulier avec les citoyens ? 

Fluicity vous aide à poser les bases d’une démarche efficace et impactante. 

1. Pourquoi : cadrer la participation citoyenne

🎯 La vision

Pour reprendre les mots du conférencier et spécialiste en management Simon Sinek : “Commencez par le pourquoi !” Indispensable et parfois difficile à formuler, le « pourquoi » définit le but ultime de ce que nous entreprenons. Dans ce cas précis : pourquoi voulez-vous consulter les citoyens ?  Qu’est-ce que vous attendez de cette concertation et de la participation des gens ? Quels avantages y voyez-vous ?

Plusieurs objectifs peuvent être en jeu : sourcer des idées pour le territoire, co-construire avec les citoyens, leur soumettre une question simple pour tester une hypothèse… L’utilisation de la participation est vaste ! C’est justement pour cela qu’il convient de définir les intentions (politiques, démocratiques, stratégique…) et les besoins qui vous animent : en bref, votre vision.

Les questions à se poser :

• Quelles problématiques sociales, environnementales, économiques… sont les plus prioritaires / débattues sur le territoire ?
• Sur quoi est-il pertinent de consulter les citoyens ?
• Quels sont les acteurs susceptibles de prendre part à la démarche de concertation et de débat public ? Sont-ils alignés avec cette vision ?
• Comment cette démarche vient-elle s’intégrer dans la démocratie locale et avec celle du territoire ? Comment concilier les deux échelles ?
• Comment s’intègre-t-elle dans les projets actuels et dans le programme des élus ?

“Lancer une consultation citoyenne est une véritable expérience de démocratie. Elle repose sur des principes forts de transparence, d’écoute et d’accessibilité. On aurait tort de réduire son objectif à la seule ambition politique… qui condamnerait tout simplement la démarche.”

Lucile Guéroult, Responsable de la relation client chez Fluicity (Customer Success Manager Lead)

📍Le périmètre

Ce cadre initial vous permettra de définir ensuite le périmètre d’action de la participation : le dispositif adapté (enquête, appels à idées, consultation thématique…), les premiers éléments structurels de la démarche (où, quand, comment), etc

Les questions à se poser:

• S’agit-il d’une consultation ponctuelle ou d’une démarche participative en continu ? Quelle sera sa durée ?
• Quel sera le niveau d’implication des citoyens : consulter, se concerter, co-construire... ?
•  La démarche couvre-t-elle un quartier, une commune, une intercommunalité, une région... ? Cela va-t-il nécessiter une organisation particulière ?
• Si la consultation s’intègre dans un projet, quelles sont les étapes antérieures et postérieures de ce dernier ?
• Au vu de ces questions, quel type de dispositif de participation est le plus adapté à mes besoins (enquête, appel à idées, projet participatif...)?

📊 Les données de participation

Les données de participation vous permettent de piloter la participation et de savoir si vous allez dans la bonne direction pour remplir votre objectif. Elles doivent être définies avant de lancer le projet.

• exemple : je veux mobiliser les citoyens autour d'un projet du territoire = je vais mesurer le taux de pénétration, le nombre de réponse à l'enquête pour le diagnostic, identifier les tendances d'opinion.
• exemple : je veux lancer un budget participatif et sensibiliser les citoyens aux dépenses publiques = je vais mesurer le taux d'engagement, le nombre d’idées déposées et les votes, surveiller le respect des critères.

Les question à se poser :

• Quels éléments me semblent pertinents à mesurer pour ce projet (taux de participation, nombre de contributions, inscriptions à la plateforme…) ?
• Quels résultats de la consultation constitueraient un vrai succès ?
• Quelles données me seront précieuses pour l’avenir et m’aideront à lancer d’autres consultations ?

Vous avez maintenant défini le sens de votre démarche de participation citoyenne. L’étape suivante vous invite à organiser votre démarche. 

2. Comment : le rétroplanning et les parties prenantes

Comme tout projet d'ampleur, la participation citoyenne nécessite une organisation carrée et une gestion de projet en bonne et due forme. 

Cependant, il est important de prendre en compte les spécificités méthodologiques de la participation avant de se lancer dans sa mise en place. Pour savoir combien de temps consulter selon chaque dispositif par exemple, pour identifier les moments forts de la participation et comment les préparer, etc. 

L'accompagnement d’un expert en démocratie locale comme Fluicity est fortement conseillé pour s’assurer que la participation ait un réel impact et que les efforts ne soient pas en vain. Notre méthodologie s’appuie sur trois moments forts : Informer / Mobiliser / Restituer.  Trois piliers pour garantir l'efficacité de la participation et obtenir des résultats concrets. 

📆 Le rétroplanning

Cette étape consiste à poser tous les jalons de la consultation. C'est sans doute la plus complexe, mais elle permet au final de faciliter tout le travail de pilotage et d’anticiper les difficultés. 

Les questions à se poser :

• Quelles sont les différentes étapes du dispositif que j’ai choisi ?

• Quels sont les contenus à produire et à faire paraître ?

• Quels sont les moments clés de la consultation ? (communication plus importantes, équipes à coordonner…)

• Y-a-t’il des échéances ou des contraintes de calendrier à prendre en compte ?

“Ce volet “gestion de projet” peut être fastidieux pour les collectivités. Surtout lors des premières consultations ! Chez Fluicity, nous prenons soin de faciliter ces démarches organisationnelles – sachant d'expérience là où peuvent émerger les difficultés.”

Lucile Guéroult, Responsable de la relation client chez Fluicity (Customer Success Manager Lead)

🔭 Anticipez l’impact !

Le planning doit couvrir toutes les phases de la participation, y compris celle de l'analyse des résultats et leur restitution auprès des participants :

• L’analyse des données : indispensable pour prendre en compte la participation des citoyens dans votre processus décisionnel, et dégager des tendances d’opinion.
• La  restitution  des  résultats  auprès  des  citoyens :  indispensable  pour qu’ils comprennent l’usage de la consultation, et pour renforcer l’adhésion aux décisions.

Cette ultime étape est l’aboutissement de toute la participation et l’élément le plus solide pour recréer une relation de confiance avec les citoyens. N’en faites pas l’impasse !

Les questions à se poser :

• Qui sera en charge de l’analyse des résultats ?
• Comment sera prise en compte la participation citoyenne ? (garantie des résultats, communication sur l’avancée du projet, implication des citoyens dans sa réalisation...)
• Comment restituer les résultats de manière pédagogique aux citoyens ? (infographie, évènement, site, etc...)
• Comment assurer une vision partagée des résultats et des projets qui en découlent ?
• Quelles seront les prochaines étapes de la dynamique participative ?

👨‍🔧 Les différents acteurs du projet

Commencez  par identifier toutes les personnes qui interviendront dans la consultation, définir précisément leurs rôles (et dans la pratique, assurez-vous que cette information soit claire pour tout le monde !).

Cela  concerne  les  intervenants  internes  (services  communaux  et intercommunaux,  élus,  agents,  communication,  syndicats...)  et  externes (prestataires,  organisations  privées,  autres  branches  de  l’organisation territoriale...).

Les questions à se poser :

• Qui doit impérativement  être intégré dans la vision du projet et sa validation ?
• Qui  seront  les  différents  acteurs  (équipe  projet,  équipe  technique, communication, comité décisionnel) ?
• A quel moment chaque personne intervient-elle ? Qui tranche ?
• Qui fait le lien avec Fluicity ?
• Quelle implication des décideurs politiques ?
• Est-ce  que  les  ressources  et  processus  actuels  sont  suffisants  pour permettre une réelle prise en compte  de la participation : traitement des idées, réalisation des projets, animation de la plateforme, échange avec les citoyens, etc. ?

3. Qui : la cible et la stratégie de communication

La mobilisation autour de la participation est un point crucial, et source de quelques appréhensions pour les organisateurs. Les citoyens seront-ils au rendez-vous ? Comment engager une large population autour de sujets d’intérêt général ? Encore une fois, il suffit de se poser les bonnes questions…

👫 La cible

Notez pour commencer qu’une consultation ne vise pas forcément toute la population. Selon son objectif, elle peut concerner tout ou une partie des habitants.

Dans  le  cadre  d’un  lancement  ou  des  premières  démarches,  il  convient néanmoins de frapper fort et à large échelle. C’est l’occasion de faire connaitre la participation citoyenne et les intentions de la collectivité, et de sensibiliser à l’action publique (rythme, compétences, contraintes).

“Bien définir la cible est essentiel pour obtenir un maximum d'engagement ! Notamment pour adapter ensuite les techniques de communication : ton employé, canaux de communication, visuels…”

Lucile Guéroult, Responsable de la relation client chez Fluicity (Customer Success Manager Lead)

Les questions à se poser:

• Comment favoriser la participation des citoyens à la cette démarche ?
• Y a-t-il une cible en particulier (localisation, âge, activités exercées...) ?
• Les citoyens connaissent-ils les démarches de consultation ou faut-il faire de la pédagogie ?
• Ont-ils suffisamment d’informations sur les besoins et les projets du territoire pour offrir une participation de qualité ?
• Selon la population : faut-il prévoir une participation physique en plus de la plateforme numérique (questionnaire papier, permanence en mairie...) ?
• Puis-je compter sur des acteurs locaux pour m’aider ?

📣 La communication

Le rôle de la communication est multiple : faire connaître la consultation et son déroulé, répondre aux questions, donner envie de participer, relancer les citoyens et maintenir une participation active, communiquer sur les résultats... Elle doit donc être planifiée dans la durée et pas uniquement au lancement de la participation !

Les questions à se poser :

• Quels canaux de communication sont les plus pertinents pour atteindre la cible / la population entière (réseaux sociaux, flyers, affiches, site, journal....) ?
• Quels supports prévoir (visuels, articles, logo, titres accrocheurs...) ?
• Quel budget prévoir ? Sur quel media insister ?
• Comment se passera l’accompagnement des citoyens (aide à la compréhension de la consultation, à la soumission des idées...) ?

Fluicity consacre une attention particulière à l’engagement des citoyens, qui constitue l’élément clé d’une participation réussie ! Nous veillons à la simplicité de notre plateforme de participation en ligne et la pédagogie des contenus proposés. Nous travaillons en collaboration avec les services administratifs pour faciliter la prise en main de la participation et les aider dans leurs problématiques d’inclusion numérique. 

4. Anticiper les difficultés

📛 S’il arrive en fin d’article, ce point est loin d’être anodin. Il s’agit de recenser toutes les petites (et grandes) contrariétés qui pourraient venir ébranler votre projet participatif… et trouver des solutions pour y faire face plus sereinement. 

Les questions à se poser

• Y-a-t-il des contraintes de calendrier ? Des actualités particulières à prendre en compte ?
• Des problématique légales à prendre en compte ? 
• Des réactions de lobby ou d’oppositions (en interne ou en externe) à anticiper ?
• (à compléter par vos soins)

“Ces difficultés peuvent être sources d’appréhension. Mais elles ne doivent pas empêcher de lancer des démarches participatives ! Fluicity peut aider à les surmonter.

Nous l’avons fait récemment avec lors du premier budget participatif de la commune de Bertrix, en aidant le bourgmestre à présenter son projet au conseil municipal et à rédiger ses réponses à l’opposition.”

Lucile Guéroult, Responsable de la relation client chez Fluicity (Customer Success Manager Lead)

Vous êtes prêt à passer à l'étape supérieure ? Vous avez encore quelques doutes ou questions ? N’hésitez pas à nous contacter pour une analyse détaillée de vos besoins !

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