Quel budget pour la consultation citoyenne ?

Le budget de la consultation citoyenne est très difficile à estimer pour les collectivités – comme le révèle le Baromètre de la démocratie locale numérique du think thank Décider ensemble*. 

Combien coûte la mise en place de démarches participatives dans une collectivité ? Quels sont les tarifs pour une plateforme de consultation citoyenne en ligne ? Quels services, fonctionnalités, accompagnement, le prix d’une prestation par une civic tech comme Fluicity prend-il en compte ? 

On vous répond.

1. Comment est calculé le prix ?
2. Est-ce moins cher de développer un outil en interne ou via un prestataire informatique ?
3. L’atout de Fluicity : des services d'accompagnement compris dans le tarif
4. 2 exemples de budgets 

*Enquête qualitative menée en 2019 auprès de 300 collectivités de toutes tailles ayant développé des démarches de participation citoyenne numérique.

Comment est calculé le prix de la consultation citoyenne ?

Pour prévoir le bon budget pour vos démarches de consultation citoyenne, il est important de comprendre comment sont fixés les tarifs.

Plusieurs éléments entrent en ligne de compte. 

• La plateforme et le choix de l’offre selon vos besoins.

La plateforme est bien sûr l’outil clé de votre démarche. Elle centralise la participation,  les informations, les données, les différentes fonctionnalités, etc.

Chez Fluicity, nous proposons 3 types d'offres pour notre plateforme participation en ligne : Essentiel / Avancée / Premium. Ces offres s’adaptent selon le type de consultation que vous voulez mettre en place (ponctuelle, long terme, budget participatif, enquête...), le niveau de personnalisation désiré (marque blanche) et d'autres fonctionnalités et services dont vous pourriez avoir besoin comme l’open data, la vérification d'identité, l’analyse de données, etc. 

• Le nombre d’habitants dans votre commune.

La taille de la population est également cruciale car elle influe sur de nombreux facteurs : le nombre de serveurs informatiques nécessaires pour maintenir les données de consultation, le temps consacré à la modération, le travail d’analyse des données en fin de processus, le budget de la communication, les éventuels services d'accompagnement pour les citoyens…

Certains services et certaines fonctionnalités seront plus ou moins nécessaires selon la taille de votre commune.

• La durée d’engagement à la plateforme

Très simplement : les adhésions plus longues peuvent donner lieu à des réductions de tarifs.  

→ Mais alors, combien ça coûte au final  ?

Comme constaté, beaucoup d’éléments entrent en ligne de compte. On peut estimer le coût à partir de 250 euros par mois pour des petites communes, jusqu'à 1500 euros par mois pour des plus grands territoires.

Est-ce moins cher de développer un outil en interne ou via un prestataire informatique ?

On pourrait croire que l'expertise des civic tech et l’acquisition d’un logiciel SaaS (software as a service) coûtent plus cher. Ce n’est pas le cas.

Plateforme de participation développée en interne

“Pour les collectivités qui développent les outils en interne, le coût est rarement supérieur à 5 000 euros” précise le baromètre de la démocratie numérique locale. 

Attractif certes, sauf que :

• “cela ne prend pas en compte les coûts en ressources humaines” (temps humain consacré à la participation qui, nous le verrons, peut chiffrer), 
• ni le coût des éventuels conseils d’un cabinet spécialisé dans la participation pour penser sa plateforme. 

Les collectivités se retrouvent seules face à la conception de l’outil numérique – sans expertise sur les fonctionnalités de consultation ni de sur l’expérience utilisateur – et face au déroulé de la démarche.  

Résultats : des plateformes peut-être légèrement moins chères, mais peu adaptées. Et des services d’accompagnement supplémentaires à facturer. 

Plateforme de participation développée par un prestataire informatique

Ce manque d’expertise méthodologique est aussi à déplorer pour les plateformes développées par des prestataires informatiques, puisque le cahier des charges est laissé à l’intuition des communes. 

Leur réalisation enregistre parfois un tarif légèrement plus attractif que celui des plateformes civic tech, de plusieurs centaines d’euros. Cependant des coûts supplémentaires viendront immanquablement combler cet écart, voire le dépasser : maintenance du site, coût des serveurs, mises à jour, etc. Des éléments que les logiciels SaaS incluent dans le tarif initial. 

Pour une métropole, une plateforme réalisée par un prestataire informatique coûte même en moyenne plus cher.

Source : Baromètre de la démocratie locale numérique, rétrospective 2016 - 2019

Ajoutons pour terminer que les prestataires informatiques ne fournissent en aucun cas des conseils en participation (cadrage, communication, analyse...), comme le fait Fluicity. Les collectivités devront là aussi s'octroyer les services supplémentaires d’un cabinet de conseil ou se reposer sur leurs connaissances limitées du sujet.

L’atout de Fluicity : des services inclus dans le prix de la plateforme

Parlons justement des services et des ressources humaines permettant le bon déroulé d’un projet participatif. Le baromètre de la démocratie locale numérique nous rappelle l’importance de comptabiliser le temps humain dans ses estimations budgétaires. 

Nombre d’ETP nécessaire à la mise en oeuvre d’un dispositif de participation numérique

Source : Baromètre de la démocratie locale numérique, rétrospective 2016 - 2019

Selon l’enquête, le lancement d’une plateforme de consultation numérique nécessite en moyenne 1 emploi temps plein (ETP) – qui se retrouve souvent pris dans une multitude de tâches de suivi, de communication, de coordination, etc.. 

Ce lancement est généralement confié à un chargé de communication au sein d’une collectivité. Si l’on estime son salaire à 1 800 euros par mois et un lancement réussi à 2 mois, le coût humain s’élève à 3 600 euros (hors charges) pour mettre en œuvre la participation. 

Prix estimé du lancement de la participation si elle est entièrement gérée en interne :

5 000 euros (plateforme) + 3 600 euros (ETP au lancement, hors charge) = 8 600 euros

Un tarif très basique qui n’inclut pas les conseils pour la réalisation de la plateforme ni pour l'éditorialisation des consultations, le cadrage, l'analyse des données, l’animation et la modération hebdomadaire, etc. Bref, qui ne comprend aucune expertise de la consultation numérique.

Chez Fluicity, nous pensons que cette expertise méthodologique est justement indispensable pour réussir sa participation citoyenne. C’est pourquoi nous incluons des services d'accompagnement et de cadrage des consultations dès notre offre “Essentiel”.

D’autres services complémentaires s’ajoutent pour les offres plus avancées (analyse des données, prise en charge de la communication, coordination complète des projets, etc.), et contribuent directement au succès de votre projet.

Cet accompagnement représente un gain de temps, de coût et de qualité non négligeable. S’il n'exclut absolument pas la nécessité d'avoir un responsable de projet du côté des administrations, il permet d’alléger largement sa tâche et de lui transmettre directement les bonnes pratiques.  

2 exemples de budgets complets de consultation citoyenne

• Montigny-le-bretonneux : 33 000 habitants 
• Types de consultation : enquête sécurisée pour les élections des conseils de quartier
• Durée d’engagement : 1 an 
• Budget : ≈  12 000 euros, offre “Avancé”
• Services complémentaires Fluicity : accompagnement pédagogique renforcé (tutoriel, échange par mail et téléphone avec les citoyens…), kit de communication pour les candidats aux élections (visuels pour les réseaux sociaux, exemples de mail pour son réseau, etc.)

“S’adapter” : un mot qui prend tout son sens à Montigny ! Pour maintenir ses élections de conseils de quartier malgré les contraintes sanitaires du Covid-19, la ville a décidé de les organiser entièrement en ligne. Une première ! 

Les votes se sont effectués sur la plateforme Fluicity, grâce à la fonctionnalité “enquête sécurisée”. En deux semaines, 3,48 % de la population s’est inscrite et plus de 800 votes ont été enregistrés. 

La ville poursuit déjà ses démarches participatives, puisqu’un appel à idées est prévu dans le cadre de l’aménagement du territoire pour les JO 2024. 

Découvrir le cas client complet de Montigny-le-Bretonneux.

• Bertrix : 8 000 habitants
• Type de consultation : Budget participatif
• Durée d'engagement : 3 ans
• Budget : ≈ 8 000 euros  - offre “Essentiel”
• Services complémentaires de Fluicity : organisation des différentes étapes du budget participatif (du lancement à l’annonce du projet gagnant), accompagnement des citoyens, coordination directe avec le bourgmestre, campagne de communication (publicités Facebook : texte, visuels, suivi de budget).

Commune rurale à faible densité de population, Bertrix a mené son premier budget participatif d’une main de maître ! En deux mois, 10 % de la population ont rejoint la plateforme, 45 projets ont été proposés, des finalistes de 18 et 67 ans… Un véritable succès participatif et inter-générationnel. Moins d’un an plus tard, son deuxième budget participatif est déjà en cours.

Découvrir le cas client du budget participatif de Bertrix

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